Distributieketen van UMCG is rolmodel

Maaike Rijk Maaike Rijk Facebook Linkedin

In 2007 startte het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) met een eigen distributiecentrum een paar kilometer van het ziekenhuis verwijderd. Voor de handling van haar volledige distributie werken ze met een vooruitstrevende systematiek. CurTec bakken met deksel zijn een belangrijke spil in dit proces.

Distributie via een SRV-wagen

Voor de komst van het distributiecentrum werkte het UMCG met een SRV-achtige wagen. “Het volume werd echter zo steeds groter.” aldus Jonny Mooi, Hoofd Logistiek Centrum Eemspoort bij het UMCG. De organisatie sloot een contract af met DHL en begon te werken met rolcontainers. Deze waren echter te log en zwaar. Jonny Mooi: “Daarom ontwikkelden we een nieuwe container met de mogelijkheid om er bakken in te plaatsen. Maar dit was niet de voornaamste reden om te kiezen voor de bakken met deksel.”

Minder afval, betere hygiëne, eenvoudigere handeling

“Het werken met bakken met deksel kon onze afvalstroom aanzienlijk verminderen. Voorheen gebruikten we kartonnen dozen en stuurden, noodgedwongen, ook  veel verpakkingsmaterialen mee. Dat gaf veel retourafval en extra handeling. De dozen gaven bovendien stof,  dat niet wenselijk is in een ziekenhuis. Voor het transport binnen het distributiecentrum was al gekozen voor een transportband. Ook daar paste een oplossing met bakken perfect.

Door hun formaat en ontwerp zijn de bakken met deksel goed te handelen. Ze stapelen gemakkelijk, je hebt geen tape nodig, je kunt ze labelen…  En als ziekenhuis niet onbelangrijk: Je kunt ze op de afdeling neerzetten en dan is het nog redelijk anoniem wat er in zit. Bij gevoelige inhoud zijn ze zelfs afsluitbaar”, aldus Jonny Mooi.

We hebben geen medicijnen op voorraad. En we mogen geen radioactieve materialen ontvangen. Verder komt alles hier binnen: van medisch apparatuur tot de zakjes chips

Verschillende toepassingsmogelijkheden

Hoe gebruikt UMCG de bakken met deksel nu? Jonny Mooi: “De bakken worden voor verschillende toepassingen gebruikt. Van medische disposables en medische dossiers tot de zakjes chips en de flessen ranja. We kunnen door deze multi-inzetbaarheid werken met één oplossing die veilig is en handelbaar.

UMCG Central Medical Archive

Na aanlevering worden de verschillende goederen in het distributiecentrum onderverdeeld over de bakken. Standaard werken we met een zwarte bak met zwart deksel. Bakken met steriele inhoud voorzien we van een rood deksel. Voor het CMA, het Centraal Medisch Archief, gebruiken we blauwe deksels. Privacy daar is bij de verzending van medische dossiers essentieel. Hier worden bakken verzegeld zodat we kunnen zien of ze ongeopend zijn geweest.

Gaat het om spoed, dan is de bak rood en staat er met grote letters ‘spoed’ op. Zo is het voor iedereen gelijk heel visueel en duidelijk. Rolcontainers worden bovendien afgesloten met een hangslot. De apotheek werkt tot slot met een geel deksel. Wij wassen deze bakken enkel. De distributie regelt de apotheek zelf.”

Vestiging buiten het ziekenhuisterrein

Het distributiecentrum is gevestigd op een paar kilometer van het ziekenhuis. Op het eerste gezicht een redelijk onconventionele keuze. Jonny: “Klopt. We zaten voorheen in een huurpand vlakbij het ziekenhuis. Dit was echter zo zwaar verouderd dat de wens voor een eigenlocatie toe nam. Ook de wens tot samenwerking met het Martini Ziekenhuis maakte een verhuizing noodzakelijk.”

“Aanvankelijk was het idee ‘op het ziekenhuisterrein’, maar daar kleefden verschillende nadelen aan. Dit vroeg intern om een heel  andere kijk. Dagelijks komen er zo’n zestig vrachtwagens langs om goederen te leveren en op te halen.  Dat zijn kleintjes, maar ook hele grote. De ruimte in de binnenstad is beperkt en dat geeft enorm veel problemen.”

Dagelijks rijden zo’n zestig vrachtwagens af en aan

“Bovendien is een magazijn op een ziekenhuisterrein bouwen duur vanwege de vierkante meter-prijs. Vaak kom je dan in een kelder, waar pilaren altijd op de verkeerde plek staan. Met een externe, nieuwe locatie hadden we de mogelijkheid om naar vrijheid in te richten. Tegelijkertijd moet je dan wel goed nadenken hoe je je dienstverlening gesorteerd en gebundeld gaat aanleveren.”

Rollerbanen in het logistiek centrum van UCMG

Minder handeling

Jonny: “Door de gekozen systematiek kunnen we veel doen met voorsorteren en houden we de handeling minimaal. In ons distributiecentrum wordt de zending in de bakken met deksel klaargezet, in een rolcontainer geplaatst en aan DHL meegegeven. In het ziekenhuis gaat de zending via de ondergrondse gangen naar een schaarlift. Daar gaan de bakken naar het stijgpunt waar ze moeten zijn. Hier worden ze direct doorgezet naar de betreffende afdeling of ze pakken de bak op kelderniveau uit. Sinds het gebruiken van de bakken met deksel hebben we naar schatting zo’n  25% minder handeling. We hebben minder mensen nodig, kunnen sneller transporteren en we maken door track & trace minder fouten.”

Uitdagingen in de zorg

Ook al loopt het proces op dit moment goed, er blijven altijd uitdagingen. “Het samengaan van twee locaties en verschillende culturen bracht natuurlijk uitdagingen. Zoals ik omschreef, gaf het extern gaan van de distributie de nodige discussie. De grootste uitdaging om dit moment zit hem is de diversiteit van binnenkomende goederen. We krijgen meer te maken met gevaargoed. En ook moet er aan steeds meer verschillende wetgevingen worden voldaan: HACCP, CCKL, wet medische middelen, change management.”

“Waar je tot een paar jaar terug vroeg om meer handjes, heb je nu mensen nodig die logistiek snappen en servicegericht zijn. Het is het inspelen op deze veranderingen en het continu beheersen van de totale keten dat de grootste uitdaging is.”

UMCG koos voor een high performance verpakking om haar logistiek efficiënt en conform verschillende wetgevingen in te richten. Wat is uw verpakkingsuitdaging? CurTec denkt graag mee over de oplossing.

Daag ons uit

Close
Captcha

Voer de tekens in.

More info I agree

Close
Captcha

Voer de tekens in.

Close
Captcha

Voer de tekens in.